Dale una transcripción a un modelo y pídele un resumen, y te dará uno. Que merezca la pena hacerlo circular depende casi por completo de dos decisiones que se tomaron antes de que el modelo viera el texto.
Lo que hace bien
Extraer, cuando se le dice exactamente qué extraer. Decisiones, acuerdos, tareas con responsable y fecha, cifras, compromisos, desacuerdos, preguntas abiertas y citas literales. Son tareas de recuperación sobre un documento, y los modelos son buenos en eso.
Trabajar en un idioma que nadie habló. El acta de una sesión en español puede salir en inglés, o en cualquiera de los 58 idiomas del catálogo, sin una segunda pasada.
Citar el momento. Si la transcripción lleva la hora real, el modelo puede atribuir una decisión a las 11:40, que es lo que hace que un acta se pueda comprobar contra la grabación en vez de limitarse a resultar verosímil.
Lo que hace mal, y por qué
La prosa libre. Si le pides «un resumen», el modelo decide qué importaba, y deja caer sistemáticamente la sección que juzga floja. Un congreso de ocho horas vuelve convertido en una página. El arreglo no es un prompt mejor con la misma forma: es exigir una estructura fija, para que una sección vacía esté vacía porque el evento lo estuvo, no porque el modelo economizó.
Los eventos largos, si le dejas. Este es el fallo que conviene conocer porque es invisible. Lo medimos: plantando treinta hechos declarados en una transcripción sintética y contando cuántos llegaban al documento final, un modelo pequeño conservaba una mediana de 18 de 30 en un evento de siete horas, frente a 29 de 30 de uno mayor. En un evento de dos horas los dos daban 28 y 30. Casi idénticos. La pérdida crece con la duración del evento, lo que significa que es peor justo donde nadie va a contrastar el acta con lo que se dijo.
Si estás evaluando cualquier herramienta de resumen, esa es la prueba: una transcripción larga con hechos conocidos dentro, contados. Y hazla dos veces: sobre la misma transcripción el mismo modelo sacó 19/30 y después 29/30, así que una sola ejecución es ruido, no un resultado.
Adivinar quién habló. Un modelo al que le pidas distinguir ponentes a partir de un único micrófono mezclado va a adivinar, y lo hará con total seguridad. Un acta que atribuye una decisión a la persona equivocada es peor que una que no se la atribuye a nadie: la primera es un documento sobre el que alguien va a actuar. Por eso los nombres deben escribirlos el técnico cuando cada persona tiene su propio micrófono, y por eso no debe atribuirse nada cuando no lo tienen.
Las dos decisiones que importan
Una: imponer la forma. Un esquema que el modelo tiene que rellenar, no una petición que puede interpretar. Las secciones que el evento no tuvo vuelven vacías, y eso es información.
Dos: mantener los datos registrados fuera de la prosa. Las votaciones del público y las preguntas lanzadas son hechos con recuento exacto. Si se pegan dentro de la transcripción y la transcripción es lo bastante larga como para procesarse por trozos, acaban condensados junto a discurso que no tiene nada que ver y la pasada final no llega a ver los originales, así que el congreso de media jornada, el evento con más probabilidades de haber tenido un turno de preguntas, es el que lo pierde. Tienen que viajar al lado de la transcripción, no dentro.
Qué esperar en la práctica
Un primer borrador, no un documento terminado. Quita la página en blanco; no quita al lector. Para un pleno municipal es un punto de partida que el secretario edita; para una reunión de empresa suele estar lo bastante cerca como para circularlo tras una lectura.
Y una nota práctica sobre privacidad: el acta es la razón principal para guardar la transcripción. Una cadena de subtitulado en directo no necesita conservar el texto, así que pregunta a cualquier proveedor si la suya lo hace, si el resumen es opcional, y cuánto sobrevive el texto guardado si lo usas.