Un pliego es un instrumento raro para comprar esto. Tiene que escribirlo alguien que no ha visto el sistema funcionando, tiene que valorarlo alguien que no va a manejarlo, y tiene que ser lo bastante concreto como para que un mal proveedor no pueda cumplirlo sobre el papel.
Casi todos los pliegos de accesibilidad lingüística fallan esa última prueba. Especifican un número de idiomas, un porcentaje de precisión y un precio, y un sistema flojo puede cumplir los tres siendo inútil en el salón de plenos.
Esto es lo que conviene especificar en su lugar.
Especifica la salida, no la funcionalidad
«Ofrece subtítulos en directo» lo cumple una página web a pantalla completa en un monitor de la esquina. Si la sesión se produce con un mezclador de vídeo, eso no es el mismo producto que unos subtítulos que se componen dentro de la señal emitida.
Pide el mecanismo por su nombre: una salida con canal alfa real que el mezclador de producción trate como una entrada, o pantalla completa con croma, y di cuál necesita tu sala. Un proveedor que solo tenga una web a la que hacer croma te lo dirá, porque la alternativa es incumplir un requisito demostrable.
Especifica el modo de fallo
Esta es la cláusula que casi nadie escribe y la que más importa en un entorno público, porque una sesión pública se emite y se graba.
Exige que al perderse la conexión, la salida dirigida al público desaparezca. Que no se congele ni muestre un error. Un subtítulo congelado en la pantalla grande durante un pleno es peor que ningún subtítulo: es un acta falsa, visible para la sala y para la emisión, y nadie que lo esté viendo puede saber que ha dejado de ser cierto.
Especifica las preguntas de datos como tres respuestas separadas
«Cumple el RGPD» no es una respuesta, es una afirmación. Pide tres hechos, cada uno comprobable:
- ¿Dónde se procesa el audio? Un país o una región, no «en la nube».
- ¿Qué se conserva, y durante cuánto tiempo? Pregúntalo por separado para el camino en directo y para cualquier función de resumen o acta, porque suelen ser respuestas distintas.
- ¿Quiénes son los subencargados? La lista completa, publicada, con qué trata cada uno y dónde. Esto ya es una obligación del RGPD, así que un proveedor que no pueda entregarla a petición tiene un problema anterior a tu pliego.
Ten en cuenta que «procesado en la UE» rara vez es absoluto a lo largo de toda la cadena. El reconocimiento de voz, la traducción y cualquier resumen pueden estar en proveedores distintos y en sitios distintos. Que un proveedor sea preciso sobre cuál es cuál es buena señal, no mala; un proveedor que responde con una sola palabra rotunda merece una repregunta.
Especifica evidencia de accesibilidad, no una declaración de accesibilidad
Un porcentaje de precisión citado en una oferta no es verificable y depende por entero del audio que le des. Lo que sí se puede verificar a posteriori es el uso: cuántos dispositivos siguieron cada sesión y en qué idiomas. Exige un informe por sesión y habrás convertido una afirmación infalsable en algo que tus propios registros pueden zanjar.
Dos cautelas en la dirección contraria. Si exiges una declaración formal de conformidad con una norma concreta, pregunta directamente a los licitadores si la emiten. Alguno dirá que sí porque lo pedía un formulario, y un proveedor que te diga claramente que todavía no la emite te está dando mejor información que una casilla marcada. Y por otro lado, una transcripción no es accesibilidad: un vídeo publicado sin subtítulos sigue siendo un vídeo publicado sin subtítulos, entregue el proveedor lo que entregue al lado.
Cuatro preguntas para la ronda de aclaraciones
- ¿La salida se compone dentro de nuestra producción actual, y mediante qué mecanismo?
- ¿Qué aparece en pantalla durante una caída de conexión de treinta segundos?
- ¿Dónde se procesa el audio, qué se conserva, cuánto tiempo, y quiénes son los subencargados?
- ¿Qué evidencia de uso por sesión recibimos, y está incluida en el precio?
Si esas cuatro tienen respuesta clara, el resto del pliego es sobre todo precio. Si alguna no la tiene, ninguna cantidad de idiomas especificada va a salvar la entrega.